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domingo, 21 de junho de 2009

EXCELÊNCIA NAS ORGANIZAÇÕES

1. INTRODUÇÃO

Sabe-se que, ao final do século 20, o ambiente no qual o mundo de negócios está inserido, é ágil e mutante. Esta realidade tem sido amplificada por inovações tecnológicas, transformações nas bases da concorrência, surgimento de novos modelos de gestão e mudanças significativas no perfil dos clientes e nas suas relações com as empresas fornecedoras de produtos e serviços. Esta realidade externa tem gerado reflexos diretos sobre a gestão das empresas. É um ambiente altamente favorável ao talento do empreendedor, à sua visão de futuro e facilidade de prospectar oportunidades de mercado. No entanto, à medida que a empresa as experimentam o crescimento dos seus negócios e de seus resultados, cresce também o nível de complexidade no processo de gestão. O que antes era realizado de maneira quase amadorística e intuitiva, passa a não mais admitir o uso de tais métodos. É necessário desenvolver a sensibilidade para perceber que as mudanças na gestão são um imperativo e não uma simples opção. A partir desse processo da “autocrítica organizacional" a empresa encontrará plenas condições de direcionar seu foco para o estabelecimento de visão de futuro, missão organizacional, desafios estratégicos e estratégias gerais. Desta forma, os processos e os investimentos serão realizados de maneira mais organizada, racional e profissional. Essa gestão trazendo para a polícia e empresas antigas que cresceram muito tem que se adaptar ao novo e atingir o grau de perfeição tal que possa zelar seus nomes e prosseguir para o futuro neste meio que hoje é muito concorrido e atribulado, o que leva a necessidades de mudanças para a melhoria de seus serviços e assim ficar reconhecida.

2. EXCELÊNCIA IGUAL À PERFEIÇÃO E IGUAL À QUALIDADE

Quando se fala em qualidade se tem a impressão a perfeição muito conhecida como excelência, podemos falar em qualquer um dos termos que estaremos falando da mesma coisa.
Partido do princípio falado anteriormente temos que a qualidade, a perfeição e a excelência sejam como definição tudo que alguém de uma empresa faz ao longo de um processo para garantir que um cliente fora ou dentro da organização obtenha exatamente aquilo que deseja, sendo em termos com o custo, ou o produto, o atendimento, na atenção, e principalmente no pós-venda e na utilização do seu novo produto.
A partir da definição e colocando dentro da polícia, podemos interpretar a qualidade, a excelência e a perfeição como sendo tudo que o policial faz dentro do processo para atender os anseios da população, que são os seus clientes e que a clientela da polícia após o atendimento fique contente com o resultado. Partindo para um caso prático: uma senhora foi assaltada e ela ligou para a polícia e em torno de 5 minutos chegou motos patrulhas e eles foram muito educados com a senhora e prestativos. De imediato foram procurar o bandido e encontraram o levaram a senhora, o bandido e o material roubado para a delegacia; e ao chegar de imediato, por lei é realizado todo o procedimento e devolvido o material à senhora. Esta, por sua vez, ficou com uma boa impressão da polícia. Sendo assim, a excelência prevaleceu pois a senhora ficou contente desde começo da ligação até o desfecho, além de ficar ­muito agradecida após o ocorrido. Do contrário aconteceria se ela não gostasse do atendimento recebido.
O primeiro passo para se chegar à qualidade é o aperfeiçoamento de se dar através de alguns meios de função que são pessoas, coisas, informação, metas e ideologia.
Pessoas devem entender o cargo que ocupam e seus significado no fluxo produtivo, terá acesso aos clientes dos seus produtos e desfrutar de boa condições de trabalho, e sobretudo precisa estar razoavelmente de bem com a vida, a vida delas e não das empresas, apesar de uma influenciar a outra.
Coisas que são o equipamento, máquinas e ferramentas e tem tudo o que lhe fizeram parte do ambiente de trabalho.
Informações sobre os processos que as pessoas comandam ou integram devem estar disponíveis. Nesse âmbito o resultado de atividade‑chave, assim chamados ponto de medição, merece atenção especial.
Metas devem fazer parte de um sistema de planejamento já sedimentado e inspirado e, mesmo que de maneira rudimentar na satisfação dos clientes. É desejável que o processo de avaliação de desempenho, ainda que informal, dê suporte a esse sistema.
Por último a ideologia vigente precisa ir ao encontro de uma nova ética do trabalho que não admite erros, reconhece os acertos e coloca a satisfação das pessoas dentro e fora da organização acima de tudo.
Uma empresa conseguindo juntar esses fatores em etapas ela chegará ao aperfeiçoamento e chegará ao nível de qualidade, de produtos e gestão de atendimento.
Vamos colocar esses preceitos para nossa corporação, no caso de pessoas, nossos comandantes devem ver no efetivo pessoas e fazer tudo para que esse efetivo se sinta bem onde está para que ele seja feliz e ao interagir com o cliente repasse para ele a qualidade. Coisas: ao nosso soldado deve ser dado a logística para que ele trabalhe de forma correta não se pode exigir que ele atire bem se a polícia não treina seus homens não se pode querer que ele ande bem fardado se a PM não paga a farda. Informações devem ser de todos porque não só o comandante deve saber, todos têm que participar. Metas: todos tem que ter um objetivo para o futuro e tentar alcançar, como exemplo, ser a melhor companhia do batalhão ou o melhor soldado do ano e pensando no todo satisfazer o cliente que é a população que paga e mantém a polícia. Por último, a ideologia da polícia deve ir de encontro com o preceito básico vigente caso não seja deve‑se fazer com que a ideologia do grupo seja conveniente para os pontos desejáveis.
Quando for conseguido tal proeza teremos um caminho correto para seguirmos e assim teremos a excelência dentro das organizações, que de pouco a pouco vai sendo construída através do aperfeiçoamento contínuo dos homens consequentemente da instituição.
No processo de aperfeiçoamento, devemos partir do que já existe, e temos que mudar fazendo a reengenharia do existente e querendo ou não o corrigir vem antes da perfeição.
Então parte importante para a excelência de uma organização é a reengenharia para assim poder se controlar e se colocar em um caminho condizente com o pretendido.

3. A REENGENHARIA

Podemos definir a engenharia de uma empresa como sendo "o começar de novo”. Não significa reformular o que já existe ou fazer mudanças tímidas que deixem as estruturas básicas intactas. Não se trata de fazer remendos, de retocar o sistema existente para funcionar melhor, significa abandonar procedimentos consagrados e examinar o trabalho necessário para criar os produtos e serviços de um empresa e proporcionar valor aos clientes. É perguntar "se eu estivesse recriando esta empresa dado os meus conhecimentos e a tecnologia atuais, qual seria o aspecto?" Fazer a reengenharia de uma empresa é abandonar velhos sistemas e começar de novo, envolvem o retorno princípio e a invenção de um meio melhor de se trabalhar. Essa narração define bem a idéia de engenharia e de novo, a reengenharia. E passaremos agora para uma definição formal do termo: é o repensar fundamental e a reestruturação não radical dos processos empresariais que visam alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneas de desempenho, como custo, qualidade, atendimento, velocidade.
No conceito temos palavras‑chaves como: fundamental, radical, drástica, processos.
Para partir do fundamental temos que fazer perguntas básicas sobre a empresa como: porque fazemos, o que é que fazemos, por que dessa forma, ou então o que determina o que uma empresa precisa fazer, depois como fazer e não os retrata nada como verdade consagrada e ignora‑se o que existe e concentra no como deveria existir.
Radical que é ir a raiz das coisas, não introduzir mudanças superficiais ou conviver com a existente, mas jogar fora o antigo e redefinir as não radical. Seguir significa desconsiderar todas as estruturas e os procedimento existentes e inventar uma forma nova de trabalhar.
Drástica diz apenas que as melhorias não podem ser apenas marginais ou de pequenas quantidades mais saltos de desempenho. Exemplo, a empresa está a 10% atrás de sua meta então temos custos 10% mais altos, qualidade 10% inferior. Então a empresa precisa de 10% de impulso, a empresa precisa mudar, porém se mudança for pouca não apresentará grande resultado. Se ela analisar o erro e mudar radicalmente seu modo de agir progressivamente a empresa sairá do buraco dos 10%.
Processo que é o mais importante da definição também significa mais dificuldades para realizar. Define‑se processo como um conjunto de atividades com uma ou mais espécie de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente. O processo é uma forma de fazer melhor para atingir a melhoria da organização.
Aqui definimos a reengenharia e para aplicarmos na PM devemos retirar formas arcaicas de pensamentos retrógrados de comandantes e colocarmos novas formas de fazer. E que formas são essas? Bem, podemos partir de pontos iniciais que é a formação e aceitar as mudanças e não ir contra elas.

4. O NOSSO CLIENTE DE CADA DIA

De repente descobre‑se que o cliente é importante, e Tom Pertes escreve um best‑seller sobre o fato. A chave para as portas da qualidade está na mão do cliente e além do mais as empresas sabem disso apenas não praticam, elas sabem que elas vivem para o cliente. Sem essa figura não existe empresa. O que há é um círculo que começa na indústria que faz as matérias-primas depois vem as indústrias que fabricam os produtos e vende para as empresas comerciais e estas vendem para as pessoas comuns e estas vendem sua força de trabalho para todas elas, então todos precisam de todos.
A empresa tem que saber como o cliente age, pensa, o que deseja, o que anseia e nisso não apenas o pessoal do marketing ou da pesquisa de mercado tem que se ater mas todos os funcionários devem passar a ter o cliente como meta principal.
Algumas empresas colocam em prática a chamada prática da empatia, que consiste em aproximar pessoas e levam o seguinte lema: “se o cliente é nosso principal alvo então temos que nos por no seu lugar”. Uma idéia criada pelo o autor do livro "Qualidade!" foi de que cada empregado adotaria um cliente, desde do mais alto executivo até o mais baixo funcionário e este em certas situações até o visitaria para colher maiores informações e repassar para a empresa.
Temos que saber que nós também somos clientes, todos nós somos clientes de alguém em alguma ocasião e como tal temos que saber nos comportar como cliente.
Temos várias condições de saber como nos portar como tal e são:
Entender nossas necessidades, ou seja, temos que saber qual nosso limite do necessário para o supérfluo.
Saber diferenciar, necessidade de expectativa, saber das limitações do fornecedor.
Saber explicar ao vendedor o que deseja, aqui a pessoa tem que conversar com ele e acertar o que deseja.
Manter o fornecedor sob vigilância o cliente tem que ser atento para não comprar produtos com defeito.
E por último ter raiva para usar quando o produto não atender as suas expectativas.
Agora trazendo para a nossa corporação quem é o nosso cliente é toda a população e esses conceitos são perfeitamente aplicáveis. Como? A Polícia é uma empresa que presta serviço de segurança como várias outras e ela tem que atingir sua excelência junto aos seus clientes e as pessoas que fazem parte dela também são clientes dela mesma, então nós, supostamente, sabemos o que a sociedade quer já que nós também fazemos parte dela e é aqui que entra os princípios anteriormente falados.

5. FERRAMENTAS AUXILIARES PARA SE OBTER A EXCELÊNCIA NAS ORGANIZAÇÕES

Todos sabem que, quanto ao funcionamento de uma empresa, os diretores e gerentes não fazem muita diferença. Em todos os casos, quem “toca” o negócio pra frente, são sempre os supervisores, mestre-de-obra, ou líderes informais, que lideram equipes de trabalhos. Eles é quem podem decretar o sucesso ou fracasso da empresa, de um plano de vendas, etc... Então deve-se atentar nisso, tem-se que focar os esforços nessas pessoas.
Outro fator é a liderança, conhecida como a arte de influenciar pessoas. Temos a liderança autoritária, democrática e liberal. É um fator importante pois sempre se precisa de um líder para iniciar e perpetuar esforços.
Motivação aqui são prêmios para o aumento de produção e esforços, a motivação pode ser pecuniária, moral. A política de motivação visa o reconhecimento dos funcionários.
Treinamento aqui o nome já diz, é o aprendizado novo para os funcionários aprenderem novas técnicas para serem aplicadas e mostrar aos funcionários o nível de interesse da empresa para com eles e ao estudar os empregados vão sentir-se valorizados e assim criar um vínculo afetivo com a empresa e fazer que ele sinta fazer parte de uma família, e como todo membro de uma, ele não quer que ela acabe.
Qualidade Total, esse termo de muito destaque, traz conceitos e técnicas novas e eficientes e deve ser aplicado nas empresas.
Enfim, utilizando esses princípios a empresa pode chegar a um nível de excelência de qualidade tal que pode até se tornar uma referência para as outras e ter excelência dentro e fora dela.

6. CONCLUSÃO

Concluímos nosso trabalho analisando que ele está de certa forma resumindo certos conceitosque podem ajudar a Polícia Militar. Ao falar sobre o tema "Excelência nas organizações" podemos ver quer a excelência é muito importante e hoje que existem várias empresas oferecendo o mesmo serviço, a empresa deve dar um diferencial nos seus serviços, de tal forma que possa o cliente ligar o nome da empresa ao serviço que ela presta e que a empresa seja comentada de forma positiva e que possa ser lembrada.
Também usamos um termo pouco abordado dentro do meio organizacional que é o da reengenharia que pode ser utilizado para trabalhos futuros nas nossas corporações.
(Fonte: Temas de Chefia & Liderança)

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